Comment utiliser Otter.ai ?

Otter Voice Meeting Notes est application innovante qui vous permet d’enregistrer et de transcrire sans effort du contenu oral avec un taux de précision impressionnant de 90%. Alimenté par une technologie d’IA avancée, Otter.ai est conçu pour reconnaître et marquer automatiquement les locuteurs , ce qui facilite la navigation et la recherche dans vos transcriptions . Ce guide de l’utilisateur vous guidera à travers les fonctions de base d’utilisation d’Otter.ai et fournira des instructions détaillées sur la façon de tirer le meilleur parti de cet outil puissant sur votre ordinateur.

Avis de non-responsabilité : Otter.ai propose à la fois une version de base et une version améliorée avec des fonctionnalités supplémentaires. La version de base est gratuite, tandis que la version améliorée nécessite un abonnement d’une réduction de 50% sur le prix de l’abonnement . Ce guide se concentrera sur les fonctionnalités disponibles dans le package de base.

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Otter.ai – Guide de démarrage rapide

Otter.ai est un logiciel qui transcrit la parole en texte , transformant les conversations vocales en notes. Otter crée des sous-titres pour les discours en direct, y compris les enregistrements antérieurs, et réalise une transcription écrite du discours. La transcription écrite peut être recherchée par termes clés et partagée par e-mail ou par lien. Les utilisateurs peuvent enregistrer une conférence ou une réunion (virtuelle ou en personne), y compris une discussion en classe . Otter peut être utilisé sur votre ordinateur ou appareil mobile.

L’utilisateur peut prendre et sélectionner des photos pendant l’enregistrement à insérer conformément à la transcription. Une fois la transcription créée, l’utilisateur peut écouter l’enregistrement pendant que la transcription met en évidence chaque mot au fur et à mesure de sa lecture. Il existe des options pour exporter le texte et les transcriptions audio. Otter détectera plusieurs locuteurs que vous pourrez marquer dans votre  transcription, créera un espace dans la transcription lorsque le locuteur fait une pause et utilisera des horodatages tout au long de la transcription.

Le forfait Otter Basic est gratuit. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 600 minutes par mois, dont 3 importations, à raison de 40 minutes par enregistrement . Après 40 minutes , vous pouvez continuer en commençant un nouvel enregistrement . Otter Pro est la version payante qui vous permet d’importer , d’enregistrer et de synchroniser avec Zoom Cloud (service payant) jusqu’à 6 000 minutes par mois avec 4 heures d’enregistrement.

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Comment utiliser Otter.ai ?

Mise en route et fonctionnalités de base

Pour commencer , allez sur https://otter.ai/ et cliquez sur « S’inscrire » pour créer un compte gratuit . Si vous disposez de la version payante, vous irez sur https://otter.ai/ et cliquez sur « Se connecter ». Si vous choisissez « Continuer avec Microsft », vous pouvez créer un lien vers votre e-mail CSU.

Ou téléchargez « Otter Voice Meeting Notes » pour Android ou iOS. Les comptes seront liés par e-mail.

Ensuite, cliquez sur Suivant pour accéder à la page d’accueil. Vous verrez une barre de menu et des options pour enregistrer ou importer.

Pour commencer à enregistrer des notes, vous pouvez cliquer sur « enregistrer» depuis la page d’accueil , ou vous pouvez choisir« Démarrer l’enregistrement »  sur la page « Mes conversations ».

 Vous saurez qu’Otter enregistre grace à la minuterie en base de l’écran. Vous pouvez mettre l’enregistrement en pause avec le bouton Pause.

Reprenez l’enregistrement en cliquant sur l’icône du microphone.

Otter permet à l’utilisateur d’insérer une photo lors de transcription en cliquant sur l’ Icône de la photo et en choisissant une image sur votre appareil.

Parcourez votre appareil pour trouver l’image, sélectionnez, ouvrez et l’image apparaîtra en ligne avec le texte de transcription.

Arrêtez l’enregistrement en cliquant sur l’icône d’arrêt . Une fois l’enregistrement arrêté, la note sera transcrire Cela peut prendre quelques minutes selon la durée de l’enregistrement . Vous êtes averti lorsque votre « note est prête » sur votre page d’accueil.

Si vous souhaitez transcrire un fichier déjà présent sur votre appareil , cliquez sur « Importer ». Cela vous permettra de parcourir votre appareil pour trouver le fichier. La version Basic Free ne permet que 3 importations.

Localisez le fichier, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir. Une fois que vous avez sélectionné le fichier, Otter affichera que la transcription est en cours sous « Progression ».

Vous trouverez votre note transcrire sous « Mes conversations » dans le menu . Chaque conversation est automatiquement étiquetée « Note » et contient la date et l’heure de l’enregistrement .

Vous pouvez écouter votre note tout en lisant la transcription en cliquant sur le bouton de lecture en bas de l’écran. Otter mettra en évidence chaque mot de la transcription au fur et à mesure de sa lecture. Vous pouvez vérifier l’exactitude.

Après avoir vérifié l’exactitude de la note, vous pouvez modifier le titre et le contenu de votre transcription.

Utilisez l’option « Rechercher dans la conversation» pour rechercher des mots clés dans la transcription. Si un mot apparaît plusieurs fois, utilisez les flèches pour vous déplacer dans votre transcription.

Après avoir révisé en modifié, vous pouvez exporter la transcription ou l’audio en accédant à l’icone Plus Options et en choisissant « exporter le texte » ou «exporter l’audio ».

Choisissez « exporter le texte » . Une fenêtre apparaîtra avec des options de format de texte. La version gratuite vous permet d’exporter et d’enregistrer sous forme de document texte ou de « copier dans le presse-papier ». La version payante autorise les types de fichiers DOCX, PDF et SRT.

Pour partager vos notes, cliquez sur l’ icone de partage, soit tapez le contact dans la case « partagez avec des personnes et des groupes » , soit choisissez «activer le lien » puis copiez le lien et partagez-le .Vous pouvez choisir où commencera la transcription afin de pouvoir partager la totalité ou seulement une partie  des notes en cliquant sur « Commencer à » puis en tapant l’heure à   laquelle vous souhaitez  vous souhaitez que la partie partagée commence.

Paramètre pour une visualisation , une écoute et une organisation plus facile

• Réduisez la barre latérale en cliquant sur la flèche à coté du logo Otter en bas du menu.
• Écoutez à votre rythme en ajustant la vitesse de lecture. Cliquez sur 1x pour ouvrir le menu Options de lecture et choisissez votre vitesse de lecture.
• Associez des enceintes pour identifier qui parle en cliquant sur le numéro à coté de « Haut-parleur ». Vous pouvez également cliquer sur l’icône Plus d’options et choisir « Rematch Speaker ».
• Orangisez vos notes en utilisant des dossiers . Sélectionnez « Dossiers» dans la barre de menu, puis « Nouveau dossier » en nommant le dossier et en cliquant sur « Créer ».
• Raccourcis clavier pour la lecture audio et l’édition de la transcription

Action	Mac	Les fenêtres
Lecture ou pause	Echap	Ctrl Espace
Rembobiner 5 secondes	Flèche gauche	Ctrl R
Ralentir	F3	Ctrl3
Accélerer	F4	Ctrl4

Action	Mac	Les fenêtres
Insérer un saut de paragraphe	Retour	Entrer
Supprimer un saut de paragraphe	Retour arrière ou Supprimer	Retour arrière ou Supprimer
Annuler une action	Commande Z	Ctrl Z
Refaire une action	Commande Y	Ctrl Y